SEMITAG

Transports

MISE EN PLACE D’UNE POLITIQUE D’IMPRESSION RESPONSABLE.

La SEMITAG souhaitait profiter du renouvellement de son parc d’impression pour en rationaliser l’organisation et le coût, et honorer les engagements pris dans le cadre de sa démarche GreenIT, destinée à réduire l’impact environnemental du parc informatique et bureautique de l’entreprise. Le matériel et sa répartition ont été entièrement revus et des solutions technologiques ont été mises en place pour atteindre l’objectif de politique d’impression responsable fixé par la société.

LE CLIENT

Créée en 1975, la SEMITAG (TAG pour… Transports de l’Agglomération Grenobloise) est une société d‘économie mixte. Elle assure, pour le compte du SMTC (autorité organisatrice des transports en commun de l’agglomération grenobloise, regroupant la communauté d’agglomération de Grenoble et le Conseil général de l’Isère), la gestion de l‘ensemble du réseau bus et tramway de l‘agglomération grenobloise, soit 49 communes. Elle dispose pour cela d’une Délégation de Service Public. Elle emploie plus de 1 400 hommes et femmes, conducteurs, agents de maintenance, et contrôleurs pour l’essentiel. Le personnel administratif et l’encadrement représentent environ 450 salariés, tous utilisateurs du matériel informatique et bureautique des six sites de la société.

LES DEFIS

C’est dans le cadre de la signature d’un nouveau contrat de délégation que la SEMITAG a lancé un appel d’offres pour le renouvellement de son parc d’imprimantes et de multifonctions. Au-delà des obligations contractuelles, le changement de matériel était aussi guidé par des motivations environnementales, la SEMITAG étant engagée dans une démarche GreenIT, destinée à réduire l’impact environnemental du parc informatique et bureautique de l’entreprise. Concrètement, l’objectif était de rationaliser le parc et de mettre en place une politique d’impression responsable. Enfin, la SEMITAG souhaitait profiter de ce changement de parc pour en rationaliser les coûts.

Pour atteindre ces objectifs, un audit sur la rationalisation du parc d’impression a été réalisé et comprenait notamment l’analyse des habitudes d’impression du personnel et l’identification de pistes d’économie possible. Elle a abouti à la rédaction d’un cahier des clauses techniques (CCT) ou cahier des charges décrivant l’ensemble des attentes de la SEMITAG concernant son nouveau parc.

LA SOLUTION

C’est le tandem VBS du Groupe HEXAPAGE / KYOCERA Document Solutions qui a emporté le contrat en raison de la qualité technique de son offre et le respect du budget. Le parc et la répartition des matériels ont été entièrement repensés. Au total 65 matériels d’impression KYOCERA ont été installés sur les six sites. La SEMITAG
souhaitant que son parc soit le plus homogène possible, trois modèles de MFP couleurs ou N&B et une imprimante simple A4 N&B ont été identifiés et attribués en fonction des sites, des utilisateurs et des usages.

Pour la politique d’impression responsable, PaperCut, une solution universelle de suivi et de contrôle des coûts (par utilisateur, service, périphérique...), et de gestion de l’ensemble des fonctionnalités des imprimantes et multifonctions, a été choisie. Les mêmes règles d’impression ont été programmées sur toutes les machines, encourageant notamment l’impression noir & blanc et le recto-verso.

PaperCut a également marqué l’introduction d’un nouveau mode d’usage avec l’authentification par carte, pour responsabiliser les utilisateurs, réduire le nombre d’impressions, et supprimer les impressions orphelines, source de gaspillage et de manque de confidentialité. LA SEMITAG avait émis comme contrainte technique
que ses propres cartes à puce OùRA ! servent de support d’authentification. Cette carte étant développée sous une technologie peu utilisée en bureautique, elle a nécessité de développer la lecture de ce badge particulier.

Enfin, pour assurer une gestion proactive du parc, la SEMITAG s’est équipée de KYOfleetmanager, permettant la gestion et l’optimisation de l’ensemble de ses périphériques d’impression et le contrôle très précis de ses volumes d’impression.

LES RESULTATS

UNE IMPRESSION RESPONSABLE ET SÉCURISÉE

  • Une réduction bien acceptée par le personnel de 90% du nombre d’imprimantes personnelles au profit de MFP, l’impression sécurisée assurée par l’authentification étant une réponse convaincante face à la crainte des utilisateurs d’imprimantes personnelles d’imprimer des documents sensibles sur un MFP partagé.
  • Une carte unique pour prendre les transports, entrer dans les locaux de la SEMITAG et s’authentifier pour imprimer.
  • Sur une année, 26 000 impressions orphelines évitées grâce à la nécessaire authentification pour lancer les impressions.
  • Une augmentation sensible de la qualité du service et du confort apportés aux collaborateurs grâce à un parc d’imprimantes couleurs plus important (70% du parc) et la performance des machines, sans augmentation constatée du nombre d’impression couleurs.
  • Un comportement responsable encouragé par l’activation de règles d’impression économiques et écologiques.
  • Toutes les dimensions de la gestion et du suivi de parc de la SEMITAG sont désormais intégrées dans un seul outil, et ce pour les six sites et toutes les marques en parc.


Témoignage clients

« Les solutions matérielles et logicielles KYOCERA Document Solutions, mises en place par VBS, correspondent bien au cahier des clauses techniques que nous avions élaboré et nous donnent entière satisfaction. La mise en oeuvre de ce projet lourd et ambitieux a été menée dans le respect du budget alloué. Le changement de parc a été bien accepté par nos collaborateurs qui sont satisfaits tant du choix du matériel que de sa répartition. »

Dominique BOREL Responsable Système d’Information

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